El 15 de agosto de 2008 se ha publicado en El Peruano la Res. Nº 154-2008-SUNAT, con la cual se aprueba el procedimiento para la reconstrucción de expedientes administrativos que se tramitan ante la SUNAT.
Procede la reconstrucción: Según el procedimiento aprobado por SUNAT, la reconstrucción de expedientes procederá en los casos de
- Extravío: pérdida total o parcial del expediente;
- Siniestro: daño o destrucción del expediente por caso fortuito o fuerza mayor;
- Robo o Hurto: la sustracción o apoderamiento ilícito de expedientes mediante la fuerza o sin ella;
- Deterioro: menoscabo parcial o total del contenido de un expediente, debido al desgaste u otras circunstancias.
El procedimiento para la reconstrucción de un expediente será el siguiente:
- Comunicación: Constatado el extravío del expediente (de oficio o a requerimiento del contribuyente), este hecho se informará al Jefe de Area correspondiente.
- Investigaciones: El Jefe de Area designará al funcionario que por un plazo máximo de 5 días hábiles realizará las investigaciones, informando al Jefe si se ubicó o no el expediente.
- Siniestro: En los casos de siniestro se seguirá el procedimiento anterior, pero si el caso involucra la pérdida de más de 5 expedientes, en el informe se detallarán las causas del siniestro y grado de deterioro, adjuntándose el expediente deteriorado, de ser posible.
- Hurto/robo: En casos de hurto o robo, el encargado de las investigaciones, en coordinación con el área jurídica procederá a efectuar la denuncia policial correspondiente.
- Orden de reconstrucción: Por cada expediente, el Jefe de Area emitirá una resolución declarando el extravío, siniestro, robo o sustracción, según corresponda, ordenando su reconstrucción.
- Notificación al contribuyente: Se notificará al contribuyente involucrado para que dentro de los 3 días hábiles de notificado, presente copia de los escritos, solicitudes y demás documentos del expediente que se encuentren en su poder.
- Revisión del expediente: El funcionario encargado de la reconstrucción notificará al contribuyente para que en un plazo de 3 días proceda a revisar el expediente reconstruido, formulando las observaciones del caso en 02 días.
- Informe de reconstrucción: Vencidos los plazos el funcionario encargado elaborará el “Informe de Reconstrucción de Expediente”.
- Resolución de reconstrucción: En base al referido informe, el Jefe de Area emitirá resolución que declara reconstruido el expediente.
- Resolución de hallazgo: Si posteriormente se encuentra el expediente, se comunicará al jefe del área para que emita la “resolución de hallazgo”.
- Diligencias pendientes: Si entre la fecha de inicio de la reconstrucción y la fecha que declara reconstruido el expediente existieran diligencias pendientes, tales diligencias se realizarán dejando constancia de los hechos ocurridos.
- Procedimiento general: El procedimiento acotado se aplicará también en los casos de extravío, deterioro, robo de expedientes ocurridos antes del 15 de agosto de 2008.