STS Group realizó un estudio, donde indica que la productividad de toda empresa se puede elevar mediante el uso del Archivado Electrónico, pues gracias a ello, los trabajadores son más productivos y pueden ahorrar tiempo y dinero.
La productividad siempre se ha visto afectada por la manipulación de documentos, tanto para archivarlos como para buscarlos, más aún cuando se encuentran mal archivados o simplemente, no hay razón de tal documento.
El estudio de STS Group sostiene que la utilización de un Sistema de Archivado y Gestión de Documentos Electrónicos (SAGDE), en lugar del método común, aumenta la productividad y eficiencia de los trabajadores en un 71.9%
Asímismo, se cuenta también los beneficios en cuanto a ahorro de espacio, muebles para los documentos y en especial, se deja de lado el uso de papel, lo que disminuye el daño al medio ambiente. Además, se disminuye la cantidad de impresiones y reproducciones, ahorrando en su archivado y tóner y reduce el costo de los envíos de documentos a proveedores y clientes.
STS Group afirma que con el empleo de Archivadores Electrónicos, se puede ahorrar hasta 146 dólares por cada documento mal clasificado y que supone una pérdida incalculable cuando un documento no aparece.
Las empresas de externalización de archivo cobran las consultas de los documentos, mediante 3 modalidades, dependiendo del caso:
- Si se tiene que recuperar el documento y enviarlo por fax
- Si hay que escanearlo y enviarlo por e-mail
- Si se requiere el archivo original.
Con el Archivo Electrónico no hay por qué cobrar consultas, solamente el mantenimiento.
Almacenar en papel es 6.7 veces más costoso que archivar electrónicamente.
Fuente: STS Group