Desde el 01 de julio de 2009 estará vigente el nuevo Reglamento de Inscripciones del Registro de Personas Jurídicas No Societarias que involucra a las asociaciones, comités, fundaciones y otras entidades sin fines de lucro, aprobado por Resolución Nº 086-2009-SUNARP/SN (El Peruano 01.04.09).
El nuevo reglamento unifica en un solo texto legal el conjunto de disposiciones (directivas y precedentes de observancia obligatoria), que actualmente regulan en forma dispersa la constitución, modificación de estatutos, cambios de juntas directivas, designación de apoderados, así como la disolución y liquidación de las entidades no lucrativas.
Se espera que esta nueva regulación permita a los usuarios del registro lograr una mayor predictibilidad en el resultado de las inscripciones, por cuanto actualmente las múltiples observaciones que se formulan a los títulos que se presentan a Registros Públicos, hacen virtualmente imposible la inscripción a tiempo de los actos no societarios pertenecientes a este tipo de personas jurídicas.
Instituciones irregulares
En nuestro país, a diferencia de lo que ocurre con las sociedades mercantiles, las asociaciones, comités y fundaciones, debido a que no logran inscribir a tiempo sus juntas directivas o modificación de estatutos, conviven en una alarmante situación de informalidad que les impide concretar sus fines institucionales, acceder al crédito bancario, celebrar convenios de cooperación institucional con el Estado e incluso percibir la ayuda internacional proveniente de organismos multilaterales.
Es por esta razón que muchas de estas entidades, pese a ser constituidas con fines no lucrativos tales como beneficencia, asistencia social, educación, cultura, ciencia, arte, literatura, gremiales y otros, son dejadas de lado al no poder alcanzar los beneficios que la Ley establece para ellas, como por ejemplo la exoneración del impuesto a la renta o la calificación como entidades perceptoras de donaciones.
Novedades
El nuevo reglamento permite el empleo de constancias (declaraciones juradas del último presidente o quien legal o estatutariamente lo sustituya) a fin de acreditar el quórum y convocatoria de los órganos colegiados; de esta manera se facilita la inscripción de acuerdos adoptados en asambleas generales o en sesiones de consejos directivos.
Para el caso de entidades que vienen operando en forma irregular, se permite la convocatoria a asamblea general de reconocimiento, con la finalidad de inscribir acuerdos no registrados en su oportunidad.
De otro lado, se precisa cuales son los actos inscribibles, anotaciones preventivas (reservas de nombre), títulos que permiten la inscripción de actos, inscripción de asociaciones, comités y fundaciones, modificación de estatutos, quórum, mayorías, disolución, liquidación y extinción, entre otros.
Recomendaciones generales
A continuación se sintetizan algunas recomendaciones para la celebración de asambleas y sesiones, adopción de acuerdos y redacción de documentos, a fin de presentarlos a los Registros Públicos y evitar observaciones de forma.
1. Antes de la celebración de la asamblea o sesión
ü Legalice un libro padrón nuevo, para conocer el número exacto de participantes en el acto electoral.
ü De acuerdo con el estatuto, apruebe el cronograma electoral, designe a los integrantes del comité electoral y efectúe la convocatoria.
ü Verifique que los postulantes a algún cargo administrativo cumplan con los requisitos del estatuto.
2. Durante la celebración de la asamblea o sesión
ü Inicie la asamblea en la fecha, hora y lugar establecido en la convocatoria.
ü Verifique el quórum correspondiente, según se trate de primera o segunda convocatoria.
ü Revise los poderes y/o documentos privados que autoricen la representación para participa en la asamblea.
ü Verifique que quien presida la sesión, sea quien legal o estatutariamente esté habilitado para hacerlo.
ü Respete cada paso o secuencia que el estatuto establezca para la realización del acto.
3. Con posterioridad a la celebración de la asamblea o sesión
ü El acta deberá ser firmada por el presidente, secretario, integrantes del comité electoral y número de participantes que el estatuto disponga.
ü La fecha, hora y lugar de la celebración del acto debe de coincidir con el estatuto y con la convocatoria.
ü Los nombres y apellidos de los participantes, sea que resulten elegidos o no, deben coincidir con los antecedentes registrales y con la información contenida en el libro padrón de la institución.
ü Debe indicarse el tipo de mayoría o condición (unanimidad) por lo cual se aprobó el acuerdo.
ü En el acta sólo deben tratarse los temas que hayan sido materia de convocatoria.
ü El quórum y la convocatoria pueden acreditarse mediante constancias (declaraciones juradas) suscritas por la persona que presidió la sesión o por quien legal o estatutariamente esté facultado para hacerlo.