Cuando hay un problema dentro de una empresa, este esquema puede ayudar a encontrar las causas y posibles soluciones.
En todas las empresas siempre existen problemas. Lo más importante es saber cómo resolverlos. La idea es conseguir la solución más ágil, pero también adecuada. Para ello existen varios procesos para identificar las causas de dificultades y así corregirlos. Uno de ellos es el diagrama de Ishikawa. ¿No lo conocías? No te preocupes, aquí te detallaremos sus beneficios.
Muchas veces las decisiones son tomadas por los gerentes o los directivos que tienen un cargo alto utilizando la intuición o revisando la información con la que cuentan. Sin embargo, lo mejor es poder hacer un análisis exhaustivo con todos los datos relevantes que ayudarán a tomar una resolución y así destrabar ese cuello de botella que se convirtió en un problema. Esto ayuda a optimizar los procesos y a saber cuáles son las áreas que han estado involucradas.
¿Qué es el diagrama de Ishikawa?
El diagrama de Ishikawa fue creado por Kaoru Ishikawa en 1943. Esta metodología cobró un gran valor al representar de manera gráfica el proceso para identificar un problema dentro de una empresa. Ha sido mencionado también como un diagrama de causa-efecto, donde la idea es saber dónde nació justamente la problemática.
Si el fin es identificar cuál de las acciones dentro de un proceso es la que ha causado una dificultad, se debe hacer un repaso por todos los pasos. Un punto beneficioso es la flexibilidad de este esquema para adaptarse para resolver problemas de diferentes tipos de industria, sin importar cuál es la actividad principal o la situación en la que se encuentra en la actualidad.
Otro punto a favor del diagrama de Ishikawa es que puede ser utilizado tanto por los gerentes como por los rangos menores de una empresa. Al ser visual, se puede explicar de una manera fácil y didáctica en una reunión y así encontrar la causa del problema.
Se le dice esquema de pescado porque consta de tres partes principales: la cabeza, las espinas y las sub-espinas. En la primera está el problema principal, es lo que da vida a este esquema. Luego las espinas son las que arman su estructura y donde se piensa que están las causas que ocasionan este problema. Mientras que en el último elemento, las sub-espinas, se ve en detalle las posibles causas, sin un límite para añadir.
Beneficios del diagrama de Ishikawa
Si te sigues preguntando cómo hacer un diagrama de Ishikawa, lo cierto es que es que se parece a un pescado al que se le pueden ver las espinas. En esos grupos (divididos por las espinas) se pueden ver los equipos que están involucrados en el estudio del problema y las funciones que tienen. También puede ser usado, como comentamos líneas más arriba, para poner las posibles causas.
Este diagrama puede servir para identificar qué es lo que ha fallado en la producción del lote de un producto, también para ver si un colaborador está retrasando un proceso o si es que no se está centralizando de manera correcta un procedimiento. Al plasmar todo en un diagrama, se puede revisar de una manera más comprensiva y sistémica. Así no solo se podría encontrar una razón principal del problema, sino también algunas secundarias.
Si lo que se busca es optimizar procesos, aplicar este diagrama también puede ser una gran decisión. Las mejoras continuas hacen la diferencia dentro de una empresa. Además de identificar las causas de un problema, también se las puede jerarquizar para que sean más visibles y así evitarlas en un futuro. La idea no es tener solo un parche, sino una solución que sea permanente.
Cómo aplicar el diagrama de Ishikawa
Hay algunos pasos que serán necesarios para poder aplicar de una manera correcta este esquema y explotar así todos sus beneficios.
1. Identificar el problema
Este es el primer paso y por eso es fundamental. Visualizar todas las áreas implicadas en un proceso hará que ese problema aparezca más rápido. Por ejemplo, un problema podría ser no cumplir las fechas estimadas de entrega de un producto o también el tener errores en un servicio que se está brindando. Este va en un extremo dentro de un triángulo.
2. Segmentar la espina del pescado
La idea es que el problema identificado esté en un triángulo que va a la derecha y desde allí se hace una línea horizontal. Ya que la idea es ver cómo este problema afecta a todas las secciones, se hacen guiones perpendiculares en la línea donde se pueden ver los diferentes equipos o áreas.
Se ha hecho también una categorización, donde se ha podido identificar varios tipos de causas, entre los que destacan el equipamiento, las personas encargadas, los materiales, las medidas tomadas, el método que se utilizó y hasta los factores del medio ambiente.
3. Una reunión para analizar las causas
Este punto es muy importante, ya que cada equipo dará su visión sobre el problema y por qué ha venido ocurriendo. También cómo ha afectado en cada una de las áreas y se puede hacer una lluvia de ideas para revisar las diferentes visiones y tratar de encontrar una solución a largo plazo.
4. Resalta la principal
Revisar las causas una por una puede servir para armar algunos grupos y hacerlo de manera más profunda. Por ejemplo, puede ser sobre un problema con las máquinas, pero esto se puede deber a falta de mantenimiento, a equipos que ya deben ser reemplazados o una mejor marca. Encontrar la causa principal será el faro que alumbrará al resto del diagrama para ver la solución al final del túnel.
5. Planifica acciones
Llegó el momento de ver las acciones que serán necesarias para solucionar. Por ejemplo, si arreglar una máquina puede costar un monto muy alto, es mejor pensar en invertir en una nueva con otra tecnología que durará un mayor tiempo. Si es que el caso es cambiar a una persona de equipo o que otra persona se haga responsable, eso también puede funcionar para mejorar la dinámica.
También es ideal poner plazos para luego poder revisar si es que el problema fue erradicado. Luego de haber respondido la pregunta de cómo hacer un diagrama de Ishikawa, hemos podido revisar el valor que tiene dentro de las compañías y que también puede servir para las nacientes startups que constantemente buscan solucionar problemas de nuestra actualidad.